KSeF zmienia obieg faktur w firmie: sposób ich wystawiania i odbierania oraz zasady dostępu do dokumentów. Dla przedsiębiorcy i księgowego znaczenie mają także uprawnienia użytkowników, metody uwierzytelniania i certyfikaty potrzebne w określonych sytuacjach.
1. Kogo obejmuje KSeF i od kiedy?
2. Jak uzyskać dostęp do KSeF?
3. Jak wygląda logowanie i nadawanie uprawnień?
4. Do czego potrzebne są certyfikaty KSeF?
5. Jak przygotować księgowość i obieg dokumentów?
6. O jakich obowiązkach trzeba pamiętać w 2026 i 2027 roku?
1. Kogo obejmuje KSeF i od kiedy?
Krajowy System e-Faktur służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Taki dokument ma postać danych przygotowanych zgodnie z określoną strukturą, a nie zwykłego pliku PDF przesyłanego kontrahentowi pocztą elektroniczną.
Jeżeli firma dopiero porządkuje ten proces, najpierw trzeba zrozumieć, co to KSeF, a następnie sprawdzić, od kiedy obowiązek wystawiania faktur dotyczy konkretnego podatnika. Od 1 lutego 2026 roku KSeF objął podatników, u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek rozszerzono na pozostałych podatników, z wyjątkiem najmniejszych firm objętych rozwiązaniem przejściowym. Do końca 2026 roku z tego rozwiązania mogą korzystać podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami objętymi obowiązkiem KSeF nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie. Jeżeli limit zostanie przekroczony, obowiązek powstaje od faktury, której wartość spowodowała przekroczenie tej kwoty, i obejmuje także kolejne faktury. Późniejszy spadek poniżej limitu nie przywraca zwolnienia. Od 1 stycznia 2027 roku rozwiązanie przejściowe przestaje obowiązywać.
2. Jak uzyskać dostęp do KSeF?
Dostęp do KSeF jest powiązany z tożsamością użytkownika i jego uprawnieniami do działania w imieniu konkretnego podmiotu. Samo potwierdzenie tożsamości nie daje automatycznie prawa do wystawiania lub przeglądania faktur każdej firmy, z którą dana osoba jest związana.
Osoba fizyczna prowadząca działalność i posługująca się NIP ma automatycznie przypisane uprawnienia właścicielskie. Nie musi więc składać ZAW-FA tylko po to, aby uzyskać podstawowy dostęp do własnego kontekstu w KSeF. Może później nadać odpowiednie prawa pracownikowi, księgowej albo biuru rachunkowemu.
W spółkach dostęp wygląda inaczej. Podmiot posiadający kwalifikowaną pieczęć elektroniczną zawierającą NIP może użyć jej do uwierzytelnienia w systemie. Jeżeli nie ma takiej pieczęci, może wskazać osobę fizyczną uprawnioną do działania w KSeF za pomocą zawiadomienia ZAW-FA.
3. Jak wygląda logowanie i nadawanie uprawnień?
Sposób uwierzytelnienia zależy od używanego narzędzia i rodzaju użytkownika. W Aplikacji Podatnika KSeF osoby fizyczne mogą korzystać między innymi z metod dostępnych przez Węzeł Krajowy, takich jak Profil Zaufany, aplikacja mObywatel, e-dowód czy logowanie za pomocą bankowości elektronicznej. Dostępne są również metody oparte na kwalifikowanym podpisie elektronicznym lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Samo logowanie do KSeF nie wystarczy, jeśli użytkownik nie ma odpowiednich uprawnień do działania w imieniu firmy. Po uwierzytelnieniu system bierze pod uwagę prawa przypisane danej osobie lub podmiotowi. Pracownik odpowiedzialny za sprzedaż może mieć prawo do wystawiania faktur, ale nie do zarządzania dostępem innych użytkowników.
Uprawnienia najlepiej rozdzielać zgodnie z faktycznym zakresem obowiązków. KSeF pozwala osobno nadać prawo do wystawiania i dostęp do faktur, co ma znaczenie zwłaszcza przy współpracy z zewnętrzną księgowością.
Biuro rachunkowe może otrzymać uprawnienia jako podmiot. Przy obsłudze wielu firm potrzebna jest jednak autoryzacja w kontekście NIP każdego klienta z osobna. Dostęp do jednej firmy nie obejmuje pozostałych klientów biura.
4. Do czego potrzebne są certyfikaty KSeF?
Certyfikaty KSeF występują w dwóch typach i są generowane osobno. Certyfikat typu 1 służy do uwierzytelniania w systemie, między innymi przez rozwiązania korzystające z API KSeF, na przykład program finansowo-księgowy zintegrowany z systemem. Certyfikatem KSeF nie można natomiast uwierzytelnić się bezpośrednio w Aplikacji Podatnika.
Certyfikat typu 2 jest przeznaczony do faktur wystawianych w trybach szczególnych: offline24, podczas niedostępności KSeF oraz w trybie awaryjnym. Służy wtedy do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy. Jeden certyfikat nie łączy funkcji uwierzytelniania i obsługi trybu offline.
Certyfikat KSeF jest ważny nie dłużej niż dwa lata od dnia jego wytworzenia albo od wskazanej daty rozpoczęcia ważności. W firmie trzeba więc kontrolować terminy oraz sposób przechowywania certyfikatów, szczególnie gdy korzysta z nich kilka osób lub systemów.
Certyfikat i token nie są tym samym. Token zawiera uprawnienia zadeklarowane podczas jego generowania, natomiast certyfikat KSeF jest środkiem uwierzytelnienia i korzysta z uprawnień przypisanych do identyfikatora użytkownika lub podmiotu. Tokeny mają pozostać dostępne również po 31 grudnia 2026 roku. Bezterminowe utrzymanie tej metody zostało zapowiedziane, ale wymaga odpowiedniej zmiany rozporządzenia.
Firma korzystająca z komercyjnego programu księgowego powinna sprawdzić, jak dane oprogramowanie łączy się z KSeF i jakiej metody uwierzytelnienia wymaga.
5. Jak przygotować księgowość i obieg dokumentów?
Przejście na KSeF zmienia obieg dokumentów, a nie tylko sposób wystawiania faktur. Trzeba ustalić, kto odpowiada za odbiór dokumentów z systemu, kto je weryfikuje i w jaki sposób trafiają do akceptacji lub księgowania.
Dobrym punktem wyjścia jest rozpisanie rzeczywistej drogi faktury. Przy sprzedaży trzeba wiedzieć, kto przygotowuje dokument, kto odpowiada za jego wysłanie do KSeF i kto reaguje, jeśli system odrzuci przesłany plik. Przy zakupach trzeba ustalić, kto pobiera dokumenty, kto sprawdza ich zgodność z zamówieniem i kiedy trafiają do księgowania.
KSeF zmienia miejsce odbioru faktury, lecz nie zastępuje firmowych zasad zatwierdzania wydatków. Wewnętrzna ścieżka akceptacji kosztu nadal jest więc potrzebna.
Przy współpracy z biurem rachunkowym samo nadanie uprawnień nie rozstrzyga, kto kontroluje kompletność dokumentów, opisuje koszty czy wyjaśnia rozbieżności. Te zasady trzeba ustalić osobno. Dostępy wymagają również aktualizacji po zmianach kadrowych lub zmianie biura rachunkowego.
6. O jakich obowiązkach trzeba pamiętać w 2026 i 2027 roku?
W 2026 roku przedsiębiorcy muszą przede wszystkim pilnować terminu, od którego obejmuje ich obowiązek wystawiania faktur w KSeF, oraz przygotować firmę do odbierania dokumentów z systemu. Harmonogram wejścia w KSeF zależy od sytuacji podatnika, dlatego najlepiej ustalić go przed porządkowaniem pozostałych procedur.
W 2026 roku nie są stosowane kary pieniężne przewidziane za określone naruszenia obowiązków KSeF. Sankcje dotyczące między innymi niewystawienia faktury w KSeF lub nieprzesłania w terminie dokumentu wystawionego w odpowiednim trybie offline będą stosowane do naruszeń dokonanych od 1 stycznia 2027 roku. Brak kary w okresie przejściowym nie znosi jednak samego obowiązku korzystania z KSeF przez podatników, których termin już objął.
Od 1 stycznia 2027 roku przy określonych płatnościach trzeba będzie również podawać numer KSeF albo identyfikator zbiorczy. Obowiązek obejmie między innymi czynnych podatników VAT płacących innym czynnym podatnikom VAT za faktury ustrukturyzowane, jeżeli użyty instrument płatniczy pozwala podać tytuł transferu środków. Przy płatności za jedną fakturę podaje się jej numer KSeF, a przy płatności obejmującej kilka faktur podaje się identyfikator zbiorczy. Zasady obejmują również wskazane płatności realizowane w mechanizmie podzielonej płatności.
Najprostszy test polega na prześledzeniu jednej faktury sprzedażowej i jednej zakupowej od początku do końca. Jeżeli wiadomo, kto przygotowuje dokument, kto ma do niego dostęp, gdzie trafia faktura zakupowa i kto reaguje na problem techniczny, codzienna praca z KSeF staje się bardziej przewidywalna.