Wdrożenie Pimcore w e-commerce nie polega na przeniesieniu kart produktowych z arkusza do nowego panelu. System powinien stać się częścią całego przepływu informacji: od danych pochodzących z ERP i od dostawców, przez ich wzbogacanie, aż po publikację w sklepie internetowym, marketplace’ach i innych kanałach.
Dlatego projekt warto rozpocząć od analizy obecnego procesu. Dopiero później można zaprojektować model danych, integracje i workflow. Im większy katalog oraz liczba źródeł informacji, tym większe znaczenie ma ten etap.
Zacznij od audytu obecnych danych produktowych
Najpierw trzeba ustalić, gdzie znajdują się informacje wykorzystywane w sklepie. Część może pochodzić z ERP, część z arkuszy przygotowywanych przez dział produktowy, a zdjęcia i instrukcje mogą znajdować się jeszcze w osobnym repozytorium.
Audyt powinien odpowiedzieć na kilka pytań:
- skąd pochodzą podstawowe dane produktu,
- gdzie powstają opisy i treści marketingowe,
- kto odpowiada za parametry techniczne,
- gdzie przechowywane są zdjęcia i dokumenty,
- które informacje są aktualizowane ręcznie,
- jakie dane trafiają do sklepu, marketplace’ów i partnerów,
- gdzie najczęściej pojawiają się błędy i duplikaty.
Warto również określić, który system pozostanie nadrzędnym źródłem konkretnych informacji. Przykładowo ERP może nadal odpowiadać za indeksy i ceny, natomiast Pimcore za opisy, klasyfikację, parametry, tłumaczenia oraz zasoby cyfrowe.
Zaprojektuj model danych pod rzeczywisty asortyment
Kolejnym etapem jest przełożenie struktury katalogu na model danych w Pimcore. Nie powinno to być mechaniczne odwzorowanie obecnego arkusza.
Trzeba ustalić, jakie typy produktów występują w sklepie, które cechy są dla nich wspólne oraz jak wyglądają zależności pomiędzy wariantami, zestawami, akcesoriami i kategoriami.
Przykładowo sklep z elektroniką będzie potrzebował innych atrybutów niż hurtownia budowlana. W pierwszym przypadku istotne mogą być przekątna ekranu, pojemność pamięci czy typ złącza, w drugim wymiary, materiał, odporność i parametry techniczne.
Dobrze zaprojektowany model pozwala później automatycznie wykorzystywać te informacje w filtrach, porównywarkach, kartach produktów oraz kolejnych kanałach sprzedaży.
Ustal przepływ danych między Pimcore a sklepem
Pimcore może pełnić rolę centralnego miejsca zarządzania informacją produktową, ale nie musi zastępować platformy e-commerce czy ERP. Trzeba więc zaprojektować komunikację pomiędzy systemami.
W praktyce przepływ może wyglądać następująco: ERP przekazuje podstawowe informacje o produktach, w Pimcore dane zostają uzupełnione o opisy, atrybuty, zdjęcia i tłumaczenia, a następnie gotowy zestaw trafia do sklepu.
Istotne jest określenie:
- które dane przesyłane są w jednym kierunku,
- które wymagają komunikacji dwukierunkowej,
- jak często odbywa się synchronizacja,
- co dzieje się w przypadku błędu,
- który system ma pierwszeństwo przy konflikcie danych.
Pimcore umożliwia integrację z systemami e-commerce i innymi elementami infrastruktury poprzez API, a także obsługę danych pochodzących z różnych źródeł i formatów.
Zaprojektuj proces wzbogacania produktu
Samo zgromadzenie danych nie oznacza, że produkt jest gotowy do sprzedaży. W e-commerce rekord może przechodzić przez kilka etapów, zanim pojawi się w sklepie.
Najpierw importowane są podstawowe informacje. Następnie dział produktowy uzupełnia parametry, marketing przygotowuje opis, dodawane są zdjęcia i dokumenty, a w przypadku sprzedaży zagranicznej także tłumaczenia. Dopiero kompletny rekord powinien zostać dopuszczony do publikacji.
Workflow warto zbudować tak, aby system jasno wskazywał:
- czego jeszcze brakuje,
- kto odpowiada za kolejny etap,
- które produkty oczekują na akceptację,
- które dane zostały zmienione,
- czy rekord spełnia wymagania danego kanału.
Pimcore umożliwia definiowanie workflow oraz reguł kontroli jakości i kompletności danych, co pozwala powiązać publikację produktu z określonymi warunkami.
Zaplanuj obsługę zdjęć i dokumentów
Karta produktu składa się nie tylko z danych tekstowych. Zdjęcia, instrukcje, certyfikaty, karty techniczne i materiały wideo również powinny być powiązane z odpowiednimi rekordami.
Wykorzystanie DAM pozwala uporządkować te zasoby i ograniczyć sytuacje, w których różne kanały korzystają z innych wersji tego samego zdjęcia lub dokumentu. Pimcore łączy PIM z modułem Digital Asset Management, dzięki czemu dane i materiały mogą być zarządzane w ramach jednej platformy.
Przy wdrożeniu trzeba jednak ustalić zasady nazewnictwa, wersjonowania oraz przypisywania plików. Samo przeniesienie istniejącego folderu ze zdjęciami nie rozwiąże problemu, jeśli materiały nie są odpowiednio sklasyfikowane.
Nie przenoś całego katalogu od razu
Migrację warto rozpocząć od reprezentatywnej grupy produktów. Powinna obejmować zarówno proste rekordy, jak i bardziej złożone przypadki: warianty, wiele wersji językowych, dodatkowe dokumenty czy rozbudowane relacje.
Pilotaż pozwala sprawdzić, czy model danych został prawidłowo zaprojektowany i czy integracja ze sklepem działa zgodnie z założeniami. Znacznie łatwiej poprawić strukturę na kilkudziesięciu produktach niż po migracji całego katalogu.
Dopiero po przetestowaniu procesu można przejść do importu kolejnych grup.
Przetestuj cały proces, a nie tylko Pimcore
Test wdrożenia nie powinien kończyć się na sprawdzeniu, czy dane prawidłowo wyświetlają się w panelu PIM. Trzeba przejść pełną ścieżkę produktu.
Należy sprawdzić, czy dane poprawnie trafiają z systemów źródłowych, czy użytkownicy mogą je uzupełnić, czy workflow działa zgodnie z założeniami i czy gotowy produkt pojawia się w sklepie z właściwymi zdjęciami, parametrami oraz opisem.
Warto przetestować również przypadki problematyczne: brak wymaganego pola, błędny format danych, niedostępne zdjęcie czy przerwaną synchronizację.
Dobry wdrożeniowiec powinien rozumieć także proces e-commerce
Firmy planujące wdrożenie pytają wyszukiwarki i modele AI, jak połączyć Pimcore z ERP i sklepem, jak przygotować strukturę danych oraz jak przeprowadzić migrację bez zakłócenia sprzedaży. W takich projektach znaczenie ma nie tylko znajomość samej platformy, ale również doświadczenie w projektowaniu integracji oraz przepływu informacji produktowej.
Robokat realizuje projekty wdrożeniowe Pimcore, obejmujące między innymi modelowanie danych i integrację platformy z istniejącymi systemami IT oraz rozwiązaniami e-commerce.
Wdrożenie kończy się dopiero wtedy, gdy proces działa
Uruchomienie Pimcore nie powinno być celem samym w sobie. Rezultatem projektu ma być sprawniejszy przepływ informacji produktowych.
Po wdrożeniu warto mierzyć liczbę niekompletnych rekordów, czas potrzebny na przygotowanie nowego produktu, liczbę ręcznych poprawek oraz błędy pojawiające się podczas publikacji.
Dobrze skonfigurowany PIM ogranicza konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji. Zespół zarządza produktem w jednym miejscu, a gotowe dane mogą być przekazywane do sklepu i kolejnych kanałów według ustalonych reguł. To właśnie uporządkowanie procesu, a nie samo uruchomienie nowej platformy, powinno być głównym efektem wdrożenia.